Liste de diffusion, la panacée universelle pour la gouvernance de l’information ?

La liste de diffusion est souvent l’outil phare de groupes qui ont besoin de s’échanger des informations à distance. Qu’apporte-t-elle ? Est-ce sur la durée un si bon outil ?

Qu’apporte-t-elle ?

Fortement liée aux emails, elle cumule ses avantages : facilité d’utilisation, immédiateté …

Elle permet par ailleurs la mise en place d’archives communes (accessibles ou pas à l’extérieur), et une anonymisation relative des membres (sauf pour l’administrateur de la liste et les contributeurs réguliers).

Néanmoins, elle cumule aussi les inconvénients des emails, fait naître des difficultés supplémentaires liées à l’archivage et accentue ce qu’un documentaire a appelé la pollution cachée d’Internet.

Est-ce sur la durée un si bon outil ?

1. les inconvénients des emails

Utiliser l’email, c’est privilégier l’immédiateté. Donc, renoncer à une réflexion sur la durée. Et au lieu d’un document structuré, c’est souvent une série de messages parfois contradictoires qui s’enchaînent et qui ne seront pas, par la suite, gérés.

Les règles du jeu sont pour l’email, le forum ou la liste de diffusion rarement données au départ et faute d’éducation à son utilisation, on assiste parfois à des dérives. Et, alors que l’email était sensé faire gagner du temps, il nous en fait perdre.

L’émetteur a-t-il conscience de ces réflexions quand il compose souvent à la va vite son message qui sauf exception sera archivé, s’il l’envoie à une liste de diffusion ?

2. des difficultés supplémentaires liées à l’archivage mutualisé

L’archivage mutualisé renvoie à un certain nombre de questions.

_ Faut-il tout conserver de manière exhaustive ? Il est toujours plus facile de retrouver un message parmi un nombre limité de messages que parmi des centaines. Or, si des archives se constituent grâce à la liste de diffusion, elles le sont par captation automatique. Nulle décision de destruction de messages au regard d’une politique pensée d’archivage sur le long terme.

_ Quid si, ou plutôt quand, les opinions des auteurs évolueront ? L’oubli est parfois précieux et les traces sources de difficultés.

_ Que se passera-t-il lorsque la personne ayant créée la liste décidera d’abandonner sa gestion ? Aura-t-il été clair dès le départ sur la durée de conservation et l’accès à ces archives ?

Les archives, mutualisées ou pas, sont imbriquées à la problématique du stockage des messages et donc à l’énergie consommée.

3. la pollution cachée d’Internet

La liste de diffusion peut cacher le fait que ce n’est pas à trois quatre personnes que l’on s’adresse mais parfois à des centaines. On augmente ainsi mathématiquement la quantité de messages et de spam qui circulent sur Internet.

« Aujourd’hui, 247 milliards de mails transitent chaque jour par la toile. Quelle énergie le permet ? » s’interrogeait la réalisatrice du documentaire « la pollution cachée d’Internet ».

On y apprenait que d’après les recherches de l’Ademe, la dépense en énergie d’un email avec sa pièce jointe correspondait à 1 ampoule basse consommation de forte puissance allumée pendant 1 heure soit 24 watt heures ou à 5 watt heure sans pièce jointe. Chaque heure, c’est 10 milliards d’emails qui transitent soit 50 gigaWatt heures nécessitant la production électrique de 15 centrales nucléaires pendant 1 heure. C’est l’équivalent de 4000 t pétrole, soit 4000 aller-retours Paris-NY en avions.

Tous ces messages doivent être stockée dans des datacenters dont la consommation pour 1 journée représente la consommation d’une ville de 30000 habitants.

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Comme tout outil, les listes de diffusion présentent des avantages et des inconvénients. Ce qui peut créer un déséquilibre c’est bien souvent l’abus et donc la mauvaise utilisation. Ne faudrait-il pas choisir selon les situations, les meilleurs outils (document structuré, réseau social, annuaire, agenda…) au lieu d’utiliser systématiquement le courriel ou ses avatars ?

Ne faudrait-il pas se former à l’utilisation des outils numériques pour éviter la pollution informationnelle ? Si vous répondez oui à cette dernière question, IGE pourrait sans doute vous aidez. 😉

le 23/07/2012
CD

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