Les emails, source de déchets informationnels ?

Un déchet, c’est soit le résidu d’un processus de création, soit ce dont on ne veut plus et que l’on décide d’abandonner et de jeter. On trouve des bio-déchets, des déchets d’équipements électriques ou électroniques, des déchets industriels, des déchets d’ordures ménagères, des déchets nucléaires…
Nous pensons qu’il existe d’autres déchets moins connus : les déchets de l’information ou déchets informationnels.

Après avoir éclairé les relations entre big data, déchets informationnels et emails, nous lançons quelques pistes pour tenter de conserver la maîtrise de l’accroissement de nos données lié aux emails.

Big data, déchets informationnels et emails

Big data et déchets informationnels

La quantité d’information produite sous forme numérique (=les données) est astronomique.
Aux dires de spécialistes, le contrôle des données – si cela est possible – ne pourrait plus passer que par la machine et les logiciels experts. Deux outils qui, souvent mal utilisés dessaisissent et déresponsabilisent l’individu. L’humain semble devoir rendre les armes face à cette infobésité.
Or, bien peu de personnes s’interrogent sur la qualité & la pertinence des données conservées. Qui peut dire la proportion d’information réellement utile par rapport à celle que l’on qualifierait de déchets ?
Quelle est la contribution des emails à la création de dépotoirs d’informations dupliquées, obsolètes, non validées, illisibles… ?

Pourquoi les emails seraient-il un gisement de déchets informationnels ?

Le SPAM (= »communication électronique non sollicitée ») représenterait plus de 90% des messages échangés (Wikipedia).
Il y a les emails publicitaires mais aussi ceux envoyés par des personnes méconnaissant certaines règles d’utilisation et ignorant des processus sous jacent à l’envoi/réception de messages. Illustration par l’exemple.

Paul décide d’envoyer à une dizaine de collègues et quelques amis un message dans lequel il fait part de ses réflexions (une cinquantaine de lignes et deux fichiers joints) sur un sujet donné. Certains répondront directement à son email initial alors que d’autres répondront aux emails qui auront fait l’objet d’une réponse. Les fichiers joints seront, parfois modifiés, parfois simplement renvoyés et, parfois supprimés dans les réponses des collègues. En ajoutant messages présents dans les éléments reçus suites aux différents échanges avec ceux conservés en copie dans les éléments envoyés en réponse aux retours des collègues, nous nous retrouverons – rien que dans la messagerie de Paul – avec un nombre important de messages.
La situation sera quasiment similaire dans les autres messageries impactées par les échanges de messages initiés par Paul. Imaginez d’ailleurs que certains des amis de Paul aient relayé certains des messages à d’autre participants… [Et, quant on sait que chaque email nécessite une série de duplication avant de parvenir à leur destinataires.]
Enfin, n’oublions pas que pour éviter tout risque de perte, des sauvegardes informatiques avec plusieurs jeux auront vraisemblablement été réalisées.
Les jours passeront, les débats enflammés & chronophages ne seront alors plus que des souvenirs mais les emails resteront. Autant de ressources (en terme d’espace mémoire occupé sur les disques durs comme en énergie) utilisées en pure perte et rendant d’autant plus difficile à retrouver rapidement une information pertinente par le « bruit » qu’elles alimentent.

Quelles pistes pour maîtriser des déchets informationnels liés aux emails ?

« Le meilleur déchet, est celui que l’on ne produit pas. »

  1. Et si l’utilisation de la messagerie devenait l’exception et non la règle ?
  2. Si des règles étaient définies en amont quant à l’utilisation de la messagerie et l’archivage des données ?
  3. Si nous revenions aux fondamentaux d’un document structuré ?
  4. Si d’autres outils plus pertinents favorisant le travail collaboratif étaient utilisés [espace partagé pour mettre des fichiers communs, données structurées dans des bases de données facilement interrogeables, réseau social d’entreprise permettant de localiser l’information à un endroit et favorisant l’émergence d’une communauté] ?
  5. Si des bibliothèques numériques étaient déployées pour gérer le rétroactif ?
  6. Si finalement, nous ne faisions pas reposer de plus en plus de choses sur l’écrit.  Si, nous réhabilitions discussions orales et savoirs-faire afin de rétablir un équilibre entre le formel et l’informel ?

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Etre sensibilisé c’est bien, faire c’est mieux ! Pourtant, pas facile de se lancer tout seul pour maîtriser ses données et mettre en place une gouvernance de son système d’information sans aide. Conscient de cette réalité InfoGnuEureka propose des formations et inaugure des ateliers « Tea Time » (pour particuliers) dont la formule en cours d’expérimentation évoluera.
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Le 2/10/2013
Mis à jour le 20/05/2015
Cyril Desmidt

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